Vastuullinen sopiminen arvoketjuissa
Toimitusketjusopimus, joka siirtää kaiken vastuun toimittajalle, näyttää paperilla vahvimmalta. Se on myös se, joka pettää ensimmäisenä.
Miksi vastuunsiirto ei suojaa ostajaa
Vakiintunut malli on tuttu: vastuullisuusliite sopimuksen liitteeksi, toimittajan vakuutus siitä ettei ihmisoikeusloukkauksia tapahdu, nollatoleranssi ja oikeus purkaa sopimus välittömästi. Malli on rakennettu suojaamaan ostajaa — ja juuri siksi se ei toimi.
- Huolellisuusvelvoitetta ei voi siirtää sopimuksella.
Sopimusvakuutus on yksi keino velvoitteen täyttämiseksi, ei korvike sille. Vastuu jää ostajalle riippumatta siitä, mitä toimittaja on allekirjoittanut. - Nollatoleranssi ostaa vaikenemisen.
Toimittaja, joka tietää menettävänsä sopimuksen jos kertoo ongelmasta, ei kerro. Ehto, jonka piti tuottaa tietoa, estää sen syntymisen. - Irtisanomisoikeus on huono oikeussuojakeino.
Kun ostaja lähtee, työntekijä jää. Haitta ei korjaannu sillä, että sopimussuhde päättyy — ja sääntely edellyttää korjaamista, ei irtautumista.
Sopimus, joka on kirjoitettu suojaamaan vain ostajaa, ei tuota sitä tietoa, jolla ostaja voisi suojautua.
Mitä sääntely edellyttää sopimuksilta
Yritysvastuudirektiivi siirtää sopimuskäytäntöä pois ankarasta vastuusta kohti huolellisuutta. Muutos näkyy neljässä kohdassa:
- Vastuu jaetaan, ei siirretä.
Sopimusvakuutukset on suunniteltava niin, että vastuu jakautuu asianmukaisesti ja tehtävät on selkeästi jaettu. Huolellisuusvelvoitteesta johtuvia velvoitteita ei voi siirtää liikekumppanille. - Korjaaminen ennen irtisanomista.
Sopimussuhteen keskeyttäminen tai päättäminen on viimesijainen keino. Ensin on annettava mahdollisuus korjata. - Kustannukset jaetaan.
Ostajan odotetaan osallistuvan kustannuksiin hinnoittelun ja tuen kautta — ei vain edellyttävän toimittajalta investointeja. - Sopimus ei riitä todisteeksi.
Sopimusvakuutus ei täytä huolellisuusvelvoitetta. Toimenpiteiden vaikuttavuutta on arvioitava, ja jos ne eivät toimi, niitä on muutettava.
Komissio on lisäksi velvoitettu laatimaan ohjeistuksen mallisopimuslausekkeista, ja eurooppalaisia mallilausekkeita valmistellaan parhaillaan. Käytännön johtopäätös on sama riippumatta siitä, milloin ne valmistuvat: sopimuspohja, joka on kirjoitettu vanhan mallin mukaan, kannattaa avata ennen kuin asiakas tai viranomainen avaa sen puolestanne.
Sama logiikka koskee ostokäytäntöjä: sopimusehto ei voi velvoittaa toimittajaa sellaiseen, minkä ostajan oma tilauskäyttäytyminen tekee mahdottomaksi.
Mistä useimmat aloittavat väärästä päästä
Vastuullisuusliite on olemassa, mutta se ei ole ehto.
Liite on sopimuksen liitteenä, mutta sopimuksessa ei ole kohtaa, jossa sanottaisiin mitä liitteen rikkominen tarkoittaa. Velvoite näyttää olevan, mutta seuraamusrakennetta ei ole.
Ehto kirjoitetaan vakuutukseksi menneestä.
”Toimittaja vakuuttaa, ettei käytä pakkotyötä” kertoo mitä toimittaja väittää tänään. Se ei kerro, mitä tehdään, jos jotain löytyy — ja juuri se on se kohta, jota sääntely kysyy.
Sopimuksessa on irtisanomisoikeus muttei tiedonsaantioikeutta.
Ostajalla on oikeus lähteä, muttei oikeutta saada sitä tietoa, jolla huolellisuusvelvoite täytettäisiin. Väärä oikeus väärään tarpeeseen.
Sama ehtopatteri kaikille toimittajille.
Kriittiseen komponenttitoimittajaan riskimaassa sovelletaan samaa tekstiä kuin toimistotarvikkeisiin. Riskiperusteisuus ei näy sopimuksissa mitenkään.
Sopimus neuvotellaan kerran.
Riskikuva muuttuu, sääntely muuttuu, toimittajan alihankintaketju muuttuu — sopimusteksti ei. Vanha pohja jää voimaan uusiutuvien tilausten mukana vuosiksi.
Näin autamme
- 01 Sopimusehtojen ja Supplier Code of Conductin uudistaminen
Ehdot, jotka sitovat molempia, joissa on korjausmekanismi ja joissa riskitaso näkyy. - 02 Sopimusprosessi ja noudattamisen seuranta
Miten ehto elää sopimuskauden yli: kuka seuraa, mitä tapahtuu kun jotain löytyy, miten se dokumentoidaan. - 03 Koulutus ja työpajat
Hankinnalle ja lakiasioille yhdessä. Sopimusehto, jota ostaja ei ymmärrä, ei ohjaa mitään.
Sopimustyömme nojaa tutkimukseen vastuullisesta sopimisesta. Aihetta käsittelee myös kansainvälinen JARGONFREE-tutkimushanke, jonka maksuton Compass-työkalu keskittyy juuri sopimustekstin ja käytännön toteutuksen väliseen kuiluun: jargonfree.fi.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on vakuutuksella ja velvoitteella?
Vakuutus koskee sitä, mikä on totta allekirjoitushetkellä. Velvoite koskee sitä, mitä tehdään jatkossa ja erityisesti silloin, kun jotain löytyy. Huolellisuusvelvoite tarvitsee jälkimmäistä.
Pitääkö kaikki sopimukset avata uudelleen?
Ei. Kannattaa aloittaa niistä, joissa riski on suurin ja sopimuskausi pisin — ja sisällyttää uusi malli siihen pohjaan, jota käytetään seuraavissa kilpailutuksissa.
Riittääkö Supplier Code of Conduct?
Riittää siltä osin kuin se on osa sopimusta, sen rikkomisesta seuraa jotain ja korjaamiselle on mekanismi. Pelkkänä liitteenä se ei tee mitään.
Voiko huolellisuusvelvoitteen siirtää toimittajalle sopimuksella?
Ei voi. Sopimusvakuutus on keino velvoitteen täyttämiseksi, ei siirto. Vastuu jää yritykselle itselleen.
Mitä mallisopimuslausekkeista pitäisi tietää?
Että ne ovat tulossa ja että ne rakentuvat vastuun jakamiselle. Sopimuspohjaa ei kannata rakentaa oletukselle, että vanha vastuunsiirtomalli säilyy.
Katsotaan mitä sopimuksenne oikeasti velvoittavat.
Ensimmäinen keskustelu on maksuton. Käydään läpi nykyinen sopimuspohja, vastuullisuusliite ja se, mitä niistä seuraa kun jotain löytyy.